Fassung 2 vom 18. August 2026 · gilt ausschließlich gegenüber Unternehmen
Anbieter ist Henri Frings, Frings Automation, Sterntalerweg 28, 51469 Bergisch Gladbach (nachfolgend „Anbieter"). Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Software Fixprofil über fixprofil.de, einschließlich unentgeltlicher Testzugänge.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen im Sinne des § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern findet nicht statt.
Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, soweit der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
Fixprofil überträgt Bewerbungsunterlagen, die der Kunde bereitstellt, in ein zwischen den Parteien vereinbartes Dokumentenformat. Dazu gehören strukturierte Aufbereitung, einheitliche Formatierung und auf Wunsch eine Übersetzung.
Ausdrücklich nicht Gegenstand der Leistung sind: Auswahl, Bewertung, Priorisierung oder Verrechnung von Bewerberinnen und Bewerbern, Abgleich mit Stellenprofilen sowie jede Form von Eignungsbeurteilung. Fixprofil ist nicht dazu bestimmt, Entscheidungen über Auswahl oder Eignung von Bewerberinnen und Bewerbern zu treffen, zu automatisieren oder hierfür eine Eignungsbewertung vorzunehmen.
Jedes erzeugte Dokument ist vor der Verwendung durch eine Person des Kunden zu prüfen und freizugeben. Diese Freigabe ist technisch erzwungen: Ohne sie steht kein Dokument zum Herunterladen bereit.
Der Testzugang wird unentgeltlich bereitgestellt. Er umfasst ein festes Kontingent an Profilen, das im Zugang angezeigt wird, und endet automatisch, sobald dieses Kontingent aufgebraucht ist.
Ein Anspruch auf Einrichtung, Fortbestand oder eine bestimmte Dauer des Testzugangs besteht nicht. Der Anbieter kann einen Testzugang jederzeit und ohne Angabe von Gründen beenden. Eine Erstattung entfällt, da keine Vergütung anfällt.
Der Anbieter beendet einen Testzugang insbesondere dann, wenn er außerhalb des vereinbarten Zwecks genutzt wird, etwa zur Erbringung von Leistungen gegenüber Dritten, zur Umgehung des Kontingents durch mehrere Zugänge oder zur automatisierten Massenverarbeitung.
Mit dem Ende des Testzugangs werden die zugehörigen Daten nach den Regeln des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht. Erzeugte Dokumente sind rechtzeitig vorher herunterzuladen; verarbeitete Unterlagen und Ergebnisse werden ohnehin spätestens 30 Minuten nach dem Hochladen automatisch gelöscht.
Die Prüf- und Freigabepflicht des Kunden lässt die Haftung des Anbieters nach Abschnitt 7 unberührt. Ein etwaiges Mitverschulden des Kunden bleibt zu berücksichtigen.
Der Anbieter stellt die Software im Rahmen des technisch und wirtschaftlich Zumutbaren zur Verfügung. Eine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit wird nicht geschuldet, sofern im jeweiligen Angebot kein gesondertes Service Level vereinbart ist.
Wartungsarbeiten, Störungen bei Vorleistern und Maßnahmen zur Gefahrenabwehr können den Betrieb vorübergehend unterbrechen. Planbare Wartung kündigt der Anbieter an, soweit ihm das zumutbar ist. Bei Verdacht auf eine Sicherheits- oder Datenschutzverletzung darf der Anbieter den Betrieb sofort unterbrechen.
Für kostenpflichtige Zugänge gelten die im jeweiligen Angebot genannten Preise: eine einmalige Einrichtungsgebühr und ein monatliches Entgelt, jeweils im Voraus fällig. Profile über das enthaltene Kontingent hinaus werden nach dem im Angebot genannten Satz je Profil abgerechnet.
Soweit der Anbieter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Ändert sich die steuerliche Behandlung, gilt die jeweils gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer.
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
Für den unentgeltlichen Testzugang haftet der Anbieter vorbehaltlich der in Absatz 1 genannten Fälle nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
Der Anbieter haftet nicht, soweit der Schaden darauf beruht, dass ein erzeugtes Dokument ohne die vorgesehene Prüfung und Freigabe verwendet wurde oder der Kunde Unterlagen ohne erforderliche Berechtigung übermittelt hat.
Zwingende gesetzliche Ansprüche betroffener Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung bleiben unberührt. Im Verhältnis zwischen Anbieter und Kunde gelten die Haftungsregelungen dieses Abschnitts, soweit zwingendes Datenschutzrecht oder der Auftragsverarbeitungsvertrag nichts anderes bestimmen.
Für die Bewerberdaten, die der Kunde in die Software eingibt, ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung; der Anbieter verarbeitet sie in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag, der vor der ersten Verarbeitung zu bestätigen ist und im angemeldeten Zugang jederzeit einsehbar bleibt. Für Bewerberdaten geht er diesen Bedingungen vor.
Für die Daten, die der Anbieter zur Durchführung des Vertrags selbst benötigt, ist er eigener Verantwortlicher: Vertrags- und Rechnungsdaten, Benutzerkonten und Anmeldedaten sowie Protokolle zur Sicherheit und zum Betrieb der Software. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung.
Der Kunde darf die erzeugten Dokumente für seine geschäftlichen Zwecke verwenden, soweit Rechte Dritter oder Rechte an von ihm bereitgestellten Inhalten dem nicht entgegenstehen. An der Software, den Vorlagen und den zugrunde liegenden Verfahren erwirbt der Kunde keine Rechte; er erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht.
Stellt der Kunde eine eigene Profilvorlage bereit, bleiben seine Rechte daran unberührt. Er räumt dem Anbieter an den von ihm bereitgestellten Vorlagen und Inhalten die für die Durchführung des Vertrags technisch erforderlichen Nutzungsrechte für die Dauer der jeweiligen Verarbeitung ein. Weitergehende Rechte erwirbt der Anbieter nicht.
Beide Seiten behandeln Informationen der jeweils anderen Seite, die als vertraulich gekennzeichnet oder ihrer Natur nach vertraulich sind, vertraulich und verwenden sie nur für die Durchführung des Vertrags. Das gilt über das Vertragsende hinaus.
Nicht als vertraulich gelten Informationen, die der empfangenden Seite bereits rechtmäßig bekannt waren, die allgemein bekannt sind oder ohne ihr Zutun werden, die sie unabhängig entwickelt hat oder die sie rechtmäßig von einem Dritten erhalten hat.
Eine Offenlegung ist zulässig, soweit sie gesetzlich oder behördlich vorgeschrieben ist, sowie gegenüber beruflichen Beratern und gegenüber Unterauftragnehmern, die zur Durchführung des Vertrags erforderlich sind, sofern diese zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und wird monatlich abgerechnet. Beide Seiten können ihn mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende kündigen. Die Einrichtungsgebühr wird nicht anteilig erstattet. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt; ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei einem erheblichen Verstoß gegen Abschnitt 4 vor. Für Testzugänge gilt Abschnitt 3.
Der Anbieter darf den Zugang vorübergehend sperren bei erheblichem Zahlungsverzug, bei Missbrauch, bei einem erheblichen Verstoß gegen Abschnitt 4 sowie bei Sicherheits- oder Datenschutzrisiken. Soweit zumutbar, kündigt er die Sperrung vorher an und setzt eine angemessene Frist zur Abhilfe; bei akuten Sicherheits- oder Datenschutzrisiken darf er sofort sperren. Eine Sperrung führt nicht von selbst zur Löschung von Vertrags- oder Kontodaten.
Der Anbieter kann diese Bedingungen ändern, wenn dies aus rechtlichen, technischen oder organisatorischen Gründen erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Solche Änderungen teilt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten sie als angenommen; auf diese Wirkung wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen. Bei Widerspruch darf jede Seite zum geplanten Wirksamkeitstag kündigen.
Wesentliche Änderungen bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung. Das gilt insbesondere für Preise, den Umfang der Kernleistung, die Haftung, die Vertragslaufzeit und Kündigungsrechte; ein Schweigen des Kunden genügt dafür nicht.
Erkennbare Fehler meldet der Kunde zeitnah in Textform, möglichst mit einer nachvollziehbaren Beschreibung: was er getan hat, was er erwartet hat und was stattdessen geschehen ist. Der Anbieter erhält Gelegenheit, den Fehler zu untersuchen und nachzubessern.
Software dieser Art ist nach dem Stand der Technik nicht vollständig fehlerfrei; eine entsprechende Zusage gibt der Anbieter nicht. Die gesetzlichen Rechte des Kunden bei Mängeln bleiben unberührt.
Hochgeladene Unterlagen und erzeugte Profile werden unabhängig vom Vertragsende nach dem in Abschnitt 3 beschriebenen kurzen Löschkonzept gelöscht. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, benötigte Dokumente rechtzeitig herunterzuladen.
Übrige Vertrags- und Kontodaten werden nach Vertragsende gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht und sie nicht mehr zur Abwicklung des Vertrags benötigt werden. Für Bewerberdaten gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
Widersprechen sich die Unterlagen, gilt in dieser Reihenfolge: erstens eine individuelle Vereinbarung oder das angenommene Angebot, zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag, drittens diese Nutzungsbedingungen. In allen datenschutzrechtlichen Fragen geht der Auftragsverarbeitungsvertrag diesen Bedingungen vor.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Soweit eine Gerichtsstandsvereinbarung nach § 38 ZPO zulässig ist, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Köln.
Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Individuelle Vereinbarungen im Sinne des § 305b BGB bleiben unberührt. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag wirksam.